Czy analiza potrzeb jest niezbędna?

Analiza potrzeb to narzędzie narzędziem bezpośrednio wpływające na wzrost efektywności zakupów. Analizę potrzeb są zobowiązani wykonać zamawiający publiczni. Odpowiednio przygotowana analiza potrzeb może przyczynić się do efektywniejszego i odpowiadającego rzeczywistym potrzebom instytucji zamawiającej przygotowania procesu udzielenia zamówienia.

Jak powinna wyglądać analiza potrzeb?

Analiza potrzeb i wymagań to narzędzie, które znalazło się w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.(art. 83). Jednocześnie przepisy nie narzucają żadnej ścisłej formy tego dokumentu. W ustawie do roli ustawowej zasady awansowała efektywność postępowania. Zgodnie z przepisami zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający uzyskanie najlepszych efektów zamówienia(efektów społecznych, środowiskowych czy gospodarczych), o ile jeden z tych efektów jest realny do zrealizowania w danym zamówieniu.

Kto ma obowiązek sporządzenia analizy potrzeb?

Analizę potrzeb mają obowiązek przygotować zamawiający publicznie, czyli:

  • jednostki sektora finansów publicznych,
  • inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
  • osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego,
  • związki podmiotów
  • i inne.

Zamawiający jest obowiązany dokonać analizy potrzeb jeszcze przed wszczęciem postępowania klasycznego, którego wartość jest równa lub przekraczająca progi unijne. Dotyczy to zamówienia udzielanego przez zamawiającego publicznego oraz zamawiającego subsydiowanego, ale innego niż zamówienie sektorowe i zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Do czego jest potrzebna analiza potrzeb?

Analiza potrzeb ma służyć przygotowaniu zamawiającego do jak najlepszego wykonania zamówienia(od strony technicznej, administracyjnej oraz finansowej). Analiza potrzeb przygotowana w odpowiedni sposób pozwala zdecydować czy realizować dane zadanie własnymi środkami czy zlecić je w ramach postępowania o udzielenie zamówienia na rynku zamówień publicznych. Analiza potrzeb umożliwia zamawiającemu na dostosowanie zamówienia do struktury rynku, a także na wskazanie ewentualnego ryzyka oraz przygotowanie się na jego uniknięcie. To z kolei skutkuje podjęciem decyzji co do formy i trybu realizacji zamówienia. O roli analizy potrzeb świadczy fakt próby powiązania udzielanych zamówień publicznych z celami państwa.

Co powinna zawierać analiza potrzeb?

Analiza potrzeb zawsze powinna zawierać rodzaj i wartość zamówienia. Zawartość analizy będzie zróżnicowana z uwagi na rodzaj i cel zamówienia(np. dziedzina, powtarzalność, inna specyfika zamówienia). Jednak zawsze musi być wykonana przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia.